Intertrust Group: Screening klant is hoeksteen van ondernemen geworden

December 23, 2021

Intertrust Group, een wereldwijde financiële dienstverlener, ziet een sterke groei in het uitbesteden van compliance-activiteiten. Door het toegenomen toezicht van de Nederlandse toezichthouder AFM, de complexiteit van de regels en de strijd tegen witwassen zijn deze activiteiten een cruciaal onderdeel geworden van het zakendoen in Nederland.

'Vooral voor kleinere investeringsfondsen is dit een zware last', stelt Bertil Seigers, Head of Compliance as a Service bij Intertrust Group Nederland. Eerder dit jaar stuurde de Nederlandse financiële toezichthouder AFM fondsen een brief met de boodschap dat ze meer aandacht moeten besteden aan compliance.

'Fondsen die hun compliance niet op orde hebben, riskeren niet alleen boetes, maar het is ook een signaal naar klanten dat je je zaken niet op orde hebt. Je reputatie, die cruciaal is in de beleggingssector, loopt dan gevaar', concludeert Seigers. 'Dan kan er zelfs sprake zijn van persoonlijke aansprakelijkheid als fondsbeheerder.'

Wanneer de AFM wordt geconfronteerd met een onderneming die zich niet houdt aan haar anti-witwasverplichtingen, heeft zij een breed scala aan mogelijkheden tot haar beschikking, allemaal afhankelijk van de ernst van de overtredingen. Het kan gaan om een administratieve boete, die kan oplopen tot 5 miljoen euro en het dubbele in geval van herhaalde overtredingen.

Maar het kan ook gaan om een beroepsverbod voor besluitvormers of zelfs intrekking van de vergunning om in Nederland actief te zijn. Enkel een openbare waarschuwing doet al veel schade, stelt Seigers.

Compliance is een grote uitdaging

Volledig compliant blijven is voor veel bedrijven en fondsen een grote uitdaging. Voor fondsmanagers is het een integraal onderdeel van risicobeheer. De druk op interne compliance teams neemt toe, vooral door toenemende regelgeving, toenemende eisen aan compliance functies, stijgende totale operationele kosten en de beschikbaarheid van beperkte middelen. Bovendien verandert de regelgeving van tijd tot tijd. 'Het is een echte uitdaging om up-to-date te blijven', concludeert Seigers.

Goede compliance betekent je klanten kennen en vereist een grondige screening. Seigers: 'Dit vereist tools die niet alle bedrijven bezitten. Lokale regelgeving is ook een probleem voor fondsen en andere bedrijven die zich op de Nederlandse markt begeven. Vooral de administratieve afhandeling is een uitdaging. De IT-eisen worden vaak onderschat.'

Dit brengt bedrijven ertoe om outsourcing als alternatieve strategie in te zetten. Seigers: 'Voor kleinere investeringsfondsen is dit een logische stap. Zij moeten kosten besparen en zich richten op kernactiviteiten, terwijl een derde partij ervoor zorgt dat ze compliant blijven.'

Ook belangrijk is dat fondsen bewijs kunnen overleggen van hun cliëntenonderzoek, zodat toezichthouders kunnen controleren of procedures correct zijn gevolgd.

Fondsbeheerders blijven verantwoordelijk

Cijfers van de AFM ondersteunen de groeiende trend van uitbesteding. In onderzoek onder 94 fondsmanagers en 219 beleggingsondernemingen constateert de toezichthouder dat 78% belangrijke activiteiten uitbesteedt.

In meer dan de helft van deze gevallen (51%) ging het om 'compliance, risk en audit', in 67% van de gevallen om 'administratie en IT', aldus de AFM. De toezichthouder schat het totale bedrag aan uitbestede activiteiten op 1,55 miljard euro.

Deze zomer stelde de AFM dat ondernemingen in de vermogensbeheersector haast moeten maken om de risico's van deze toenemende uitbestedingsactiviteiten in lijn met de richtlijnen te beheersen.

'Het is een misvatting dat beheerders achterover kunnen leunen na het uitbesteden van de compliance aan een dienstverlener. De beheerder is en blijft verantwoordelijk voor de risicoafweging bij het aangaan van nieuwe klantrelaties. Daarom dient de beheerder deze risicoafweging goed te begrijpen. Ook moeten er voldoende controlemaatregelen zijn met betrekking tot de uitbestede werkzaamheden', aldus Seigers.

Zowel het fonds als de dienstverlener hebben de plicht om incidenten te melden, zegt Seigers. 'Als je een klant afwijst of onregelmatigheden ontdekt in transacties van klanten, kan het zijn dat je dat moet melden. Veel fondsen zijn daar huiverig voor.'

De AFM blijft echter wijzen op deze verantwoordelijkheid. Op 30 september publiceerde de Nederlandse toezichthouder een brief over het melden van incidenten.

Ook kondigde de AFM aan een vervolgonderzoek te gaan doen naar het melden van incidenten door vermogensbeheerders. De reden hiervoor is dat het aantal incidentmeldingen niet is toegenomen, ondanks het feit dat de AFM extra aandacht aan deze verplichting besteedt.